电话会议——会议礼仪、秩序控制

2014-01-06 10:06:47    作者:云屋科技
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电话会议的准备工作
1、寻找安静的区域
无论是主持人还是参会者尽量在安静的区域召开或参加电话会议。如果你是在家里附近有小孩玩耍或有嘈杂的狗,这时候会很分心给其他的参与者,所以在这里建议,一定要找一个不被打扰的地方,如果是在家里或者是办公室,最好是提前给家里人或者同事下属提前讲清楚,你要开电话会议,这段时间不要打扰你。
2、参会设备检查
参加或召开电话会议的人员在会议开始之前要对自己的电话进行检查,确保没有任何问题,以免影响到会议的进行,如果使用固话进行网络电话会议,请检查自己的线路是否磨损;使用手机进行通话请检查是否信号问题或者附近有其他电磁波之类的干扰,如微波炉等;
在使用手机耳机的时候,要使用品质和良好的手机耳机,确保音质的良好。
3、制定会议基本规则
会议组织者需要在会议开始之前,申明必须遵守的基本规则,包括:会议的主题、会议参加的人员、会议的时间、会议组织人员分工、会议的纪律等,以保证会议的有效进行。
电话会议时的礼仪
1、准时参加会议
在电话会议开始时,参会人准时到场非常重要,为了保障参会人员准时到场我们建议主持人在创建电话会议时勾选右侧项目,做到反复提醒参会人留意接听电话会议来电。
2、做介绍的礼仪
在参会人员陆续加入会议过程中,会议主持人适时做概要介绍,这个介绍是必要的,因为可能有客人或在电话会议上新人,介绍内容包括会议主题、主要参会人、会议类型(领导讲话型还是主题讨论型)、会议时长等信息,因为电话会议大家是彼此看不见的。如果是跨部门或者是夸公司会议,参会人之间不熟悉的情况下主持人和参与会议的人员需要做自我介绍,个人做自我介绍也是非常有必要的,虽然大家不能见面,然而互相介绍是建立良好关系的过程,尤其是当您的客户或客人参加电话会议时。
3、秩序控制的礼仪
按照我们的经验,参会人数少于5人的时候可以“进入会议自动允许发言”,但是一旦大于等于5个参会人的时候,我们建议主持人要密切观察是否有噪音,如果听见有噪音就要观察 ,是哪个参会人那里进来的噪音,并将他静音。静音后系统会提示“按*6”申请发言。
4、会议发言礼仪
所有参加会议的人员要把电话会议看作是面对面的沟通,参会者在发言时一定要放松心情,按事先准备的内容,有条理地发表个人观点或建议,参会者在表达观点时一定要简单、清楚,避免重复询问带来的不便,发言结束后一定要向参会者表示感谢。
5、避免噪音
在电话会议的时候要避免不断清除喉咙,拿着笔敲击桌子,或者玩弄你的手机,更有甚者玩弄手机发出声音,这都是不应该出现的。多人在一个房间内参加会议应避免使用免提,当其中一个人发言的时候,其他人应该把麦克风静音,以防止产生回音。
6、避免打断别人的发言
随意打断别人的发言无论是在电话会议或者是在平时与别人沟通交流的时候都是不礼貌的。即使别人和你的观点不一样,也要等到别人把话讲完你再陈述自己的观点,这是风度素养的表现。

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